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名詞解釋

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日記賬 
日記賬又稱序時賬,是按經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生和完成時間的先后順序進行登記的賬簿。它逐日按照記賬憑證(或記賬憑證所附的原始憑證)逐筆進行登記。早期的日記賬也稱分錄簿,即把每天發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)所編制的會計分錄，全部按時間順序逐筆登記,這種日記賬也叫普通日記賬。由于登記普通日記賬要花費大量的時間和精力，而且查閱也不方便，以后逐漸被各種特種日記賬所代替。如設(shè)置現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等。 
定義 
一.普通日記賬的設(shè)置和登記方法 
普通日記賬是根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生先后順序，不論其性質(zhì)如何，逐日逐筆編成會計分錄，將全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)記入會計賬簿。普通日記賬產(chǎn)生于記賬憑證之前，由于普通日記賬是直接根據(jù)原始憑證在普通日記賬上逐筆編制會計分錄，所以也稱為“會計分錄簿”。普通日記賬最一般的格式是設(shè)有借方和貸方兩個金額欄，這種日記賬稱為兩欄式普通日記賬。在普通日記賬中登記經(jīng)濟業(yè)務(wù)的方法如下： 
1.日期欄：登記經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的日期。年度記入日期欄上端，月、日分兩小欄登記。只有在更換賬頁或年度、月份變動時才重新填寫年度和月份。 
2.摘要欄：簡要說明經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容。文字簡潔，能概括經(jīng)濟業(yè)務(wù)全貌。 
3.賬戶名稱：登記會計分錄的應(yīng)借應(yīng)貸的賬戶名稱（會計科目）。 
4.金額欄：將經(jīng)濟業(yè)務(wù)金額登記到借方、貸方欄內(nèi)。 
5.過賬欄：每天根據(jù)日記賬中應(yīng)借應(yīng)貸賬戶及其金額過入分類賬戶后，在過賬欄內(nèi)注明“√”符合，表示已經(jīng)過賬。 
6.總賬頁數(shù)：每日應(yīng)根據(jù)日記賬中的會計分錄登記總分類賬，并將總分類賬的帳頁記入本欄。 
二.特種日記賬的設(shè)置和登記方法 
（一）庫存現(xiàn)金日記賬 
庫存現(xiàn)金日記賬是用來核算和監(jiān)督庫存現(xiàn)金每天的收入、支出和結(jié)存情況的賬簿。由于出納人員根據(jù)與庫存現(xiàn)金收付有關(guān)的記賬憑證，按時間先后順序逐日逐筆進行登記，即根據(jù)庫存現(xiàn)金收款憑證和與庫存現(xiàn)金有關(guān)的銀行存款付款憑證（從銀行提取庫存現(xiàn)金的業(yè)務(wù)）登記庫存現(xiàn)金收入；根據(jù)庫存現(xiàn)金付款憑證登記庫存現(xiàn)金支出；最后根據(jù)“上日余額+本日收入-本日支出=本日余額”的公式，逐日結(jié)出庫存現(xiàn)金余額，并與庫存現(xiàn)金實存數(shù)進行核對，以檢查每日庫存現(xiàn)金收付是否有誤。 
庫存現(xiàn)金日記賬的格式有三欄式和多欄式兩種。 
1.三欄式庫存現(xiàn)金日記賬。其設(shè)借方、貸方和余額三個基本的金額欄目，一般將其分別稱為收入、支出和結(jié)余三個基本欄目。在金額欄與摘要欄之間要經(jīng)常插入“對方科目”，以便記賬時標(biāo)明庫存現(xiàn)金收入的來源科目和庫存現(xiàn)金支出的用途科目。[2] 
三欄式庫存現(xiàn)金日記賬 
三欄式庫存現(xiàn)金日記賬 
庫存現(xiàn)金日記賬的登記方法： 
（1）日期和憑證欄：系指庫存現(xiàn)金實際收付款日期和憑證的種類。對于從銀行提取庫存現(xiàn)金的收入數(shù)，根據(jù)銀行存款付款憑證登記庫存現(xiàn)金日記賬。憑證欄還應(yīng)登記憑證的編號數(shù)，以便于查賬和核對。 
（2）摘要欄：摘要說明入賬的經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容。文字簡練，說明清楚。 
（3）對方科目欄：系指庫存現(xiàn)金收入的來源科目或支出的用途科目。其作用在于了解經(jīng)濟業(yè)務(wù)的來龍去脈。 
（4）收入、支出欄：系指庫存現(xiàn)金實際收付的金額。每日終了，應(yīng)分別計算庫存現(xiàn)金收入和付出的合計數(shù)，結(jié)出余額，同時將余額與出納員的庫存現(xiàn)金核對，即通常所說的“日清”。月終同樣要計算庫存現(xiàn)金收、付和結(jié)存的合計數(shù)，通常稱為“月結(jié)”。 
2.多欄式庫存現(xiàn)金日記賬的登記方法： 
多欄式庫存現(xiàn)金日記賬是在三欄式庫存現(xiàn)金日記賬的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的。這種日記賬的借方（收入）和貸方（支出）金額欄都按對方科目設(shè)置專欄，也就是按收入的來源和支出的用途設(shè)置專欄。這種格式在月末轉(zhuǎn)賬時，可以結(jié)出各收入來源專欄和支出用途專欄的合計數(shù)，便于對庫存現(xiàn)金收支的合理性、合法性進行審核分析，便于檢查財務(wù)收支計劃的執(zhí)行情況。其全月發(fā)生額還可以作為登記總賬的依據(jù)。 
日記賬登記的要求 
1、出納賬必須根據(jù)審核無誤的會計憑證登記。登賬時，應(yīng)將會計憑證的日期、種類和編號、業(yè)務(wù)的內(nèi)容摘要、金額等逐項記入賬內(nèi)，同時要在會計憑證上注明賬簿的頁數(shù)，或劃“√”符號，表示已經(jīng)登記入賬，防止漏記、重記和錯記情況發(fā)生。出納人員對認為有問題的會計憑證，應(yīng)提交會計主管人員進一步審核，在審核結(jié)果未出來前，出納人員可以拒絕入賬。 
2、各種賬簿都必須逐頁、逐行順序連續(xù)登記，不得隔頁、跳行，若出現(xiàn)空行或隔頁應(yīng)用紅線對角劃掉，并由記賬人員蓋章。 
3、出納人員應(yīng)每天逐筆登記已發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，且按日記出余額。在“借或貸”欄內(nèi)寫明“借”或“平”字?，F(xiàn)金日記賬余額每天還要與庫存現(xiàn)金進行核對。 
4、賬簿中書寫的文字和數(shù)據(jù)適當(dāng)留空，不要寫滿格。書寫文字應(yīng)緊靠左線，書寫數(shù)據(jù)應(yīng)緊靠底線，一般應(yīng)占格距的1/2. 
5、登記日記賬要用藍、黑墨水書寫，紅色墨水筆只能在結(jié)賬、劃線和沖賬時使用。同時為了使賬簿記錄保持清晰，字跡必須要工整。 
6、每登記滿一張賬頁結(jié)轉(zhuǎn)下頁時，需要最后一行結(jié)出本頁發(fā)生總額，然后，將總額和余額轉(zhuǎn)抄下頁，在本頁的摘要欄內(nèi)寫明“過次頁”和“承前頁”。在登賬過程中出現(xiàn)錯誤，采用正確的方法予以更正，不得刮、擦、挖、補。|[2] 
（二）銀行存款日記賬 
銀行存款日記帳，應(yīng)按各種存款分別設(shè)置。銀行存款日記帳通常也是由出納員根據(jù)審核后的有關(guān)銀行存款收、付款憑證，逐日逐筆順序登記的。對于現(xiàn)金存入銀行的業(yè)務(wù)，存款的收入數(shù)，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)金付款憑證登記。每日終了，應(yīng)分別計算銀行存款收入、付出的合計數(shù)和本日余額，以便于檢查監(jiān)督各項收支款項，并便于定期同銀行對帳單逐筆核對。銀行存款日記賬的格式也分為三欄式和多欄式兩種，其基本結(jié)構(gòu)與現(xiàn)金日記賬類同。 
1.三欄式銀行存款日記賬的登記方法： 
三欄式銀行存款日記賬的登記方法與現(xiàn)金日記賬的登記方法基本相同，但需要將結(jié)算憑證的種類、編號填寫到“結(jié)算憑證”欄。另外對于將現(xiàn)金存入銀行的業(yè)務(wù)，由于填制的是現(xiàn)金付款日記賬，因此銀行存款的收入數(shù)是根據(jù)現(xiàn)金付款憑證登記的。每日終了時要結(jié)出余額，做到日清，以便檢查監(jiān)督各項收支款項，避免出現(xiàn)透支現(xiàn)象。 
2.多欄式銀行存款日記賬的登記方法： 
多欄式銀行存款日記賬是分別按銀行存款收入和支出的對于科目設(shè)置若干專欄，以便詳細反映銀行存款收入來源和支出去向。多欄式銀行存款日記賬與多欄式現(xiàn)金日記賬的登記方法基本相同，也是逐日逐筆登記銀行存款的收入數(shù)和支出數(shù)，以及其對應(yīng)科目的金額，月末，會計人員根據(jù)多欄式銀行存款日記賬的各個專欄本月合計數(shù)登記有關(guān)總賬。 
賬務(wù)處理 
在根據(jù)多欄式現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳登記總帳的情況下，帳務(wù)處理可有兩種做法： 
1.由出納人員根據(jù)審核后的收、付款憑證逐日逐筆登記現(xiàn)金和銀行存款的收入日記帳和支出日記帳，每日應(yīng)將支出日記帳中當(dāng)日支出合計數(shù)，轉(zhuǎn)記入收入日記帳中支出合計欄中，以結(jié)算當(dāng)日帳面結(jié)余額。會計人員應(yīng)對多欄式現(xiàn)金和銀行存款日記帳的記錄加強檢查監(jiān)督，并負責(zé)于月末根據(jù)多欄式現(xiàn)金和銀行存款日記帳各專欄的合計數(shù)，分別登記總帳有關(guān)帳戶。 
2.另外設(shè)置現(xiàn)金和銀行存款出納登記簿，由出納人員根據(jù)審核后的收、付款憑證逐日逐筆登記，以便逐筆掌握庫存現(xiàn)金收付情況和同銀行核對收付款項。然后將收、付款憑證交由會計人員據(jù)以逐日匯總登記多欄式現(xiàn)金和銀行存款日記帳，并于月末根據(jù)多欄式日記帳登記總帳。出納登記簿與多欄式現(xiàn)金和銀行存款日記帳要相互核對。 
上述第一種做法可以簡化核算工作，第二種做法可以加強內(nèi)部牽制?？傊?，采用多欄式現(xiàn)金和銀行存款日記帳可以減少收、付款憑證的匯總編制手續(xù)，簡化總帳登記工作，而且可以清晰地反映帳戶的對應(yīng)關(guān)系，了解現(xiàn)金和銀行存款收付款項的來龍去脈。 
具體登賬注意事項 
企業(yè)必須設(shè)置“現(xiàn)金日記賬”，按照現(xiàn)金業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序逐筆序時登記。每日終了，應(yīng)根據(jù)登記的“現(xiàn)金日記賬”結(jié)余數(shù)與實際庫存數(shù)進行核對，做到賬實相符。月份終了，“現(xiàn)金日記賬”的余額必須與“庫存現(xiàn)金”總賬科目的余額核對相符。有外幣現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)的企業(yè)，應(yīng)當(dāng)按照人民幣現(xiàn)金、外幣現(xiàn)金的幣種設(shè)置現(xiàn)金賬戶進行明細核算。 
企業(yè)有內(nèi)部周轉(zhuǎn)適用備用金的，可以單獨設(shè)置“備用金”科目，單獨設(shè)置“備用金”科目的企業(yè)，由企業(yè)財務(wù)部門單獨撥給企業(yè)內(nèi)部各單位周轉(zhuǎn)使用的備用金，借記“備用金”科目，貸記“庫存現(xiàn)金”科目或“銀行存款”科目。自備用金中支付零星支出，應(yīng)根據(jù)有關(guān)的支付憑單，定期編制備用金報銷清單，財務(wù)部門根據(jù)內(nèi)部各單位提供的備用金報銷清單，定期補足備用金，借記“管理費用”等科目，貸記“庫存現(xiàn)金”或“銀行存款”科目。除了增加或減少撥入的備用金外，使用或報銷有關(guān)備用金支付時不再通過“備用金”科目核算。 
企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)置“銀行存款日記賬”，按照銀行存款收付業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序逐筆序時登記，每日終了應(yīng)結(jié)出余額。“銀行存款日記賬”應(yīng)定期與“銀行對賬單”核對，至少每月核對一次。企業(yè)賬面結(jié)余與銀行對賬單余額之間如有差額，必須逐筆查明原因，并按月編制“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”調(diào)節(jié)相符。月份終了，“銀行存款日記賬”的余額必須與“銀行存款”總賬科目的余額核對相符。 
千萬要記住，支出時一定要入賬，當(dāng)日發(fā)生當(dāng)日入賬，要不就不能稱為日記賬了；每日的錢必須與賬相符，何時支出的錢何時入賬，如果不記清，到最后你自己都搞不清；支出時如果沒有票據(jù)，可先記入其他應(yīng)收，票據(jù)回來再沖帳，這樣的話，發(fā)生日期就不是問題了,只要分清票據(jù)發(fā)生的業(yè)務(wù)分別計入各自科目。

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